Digitaal werken. Wie had een paar maanden geleden gedacht dat het zo’n vlucht zou nemen? Waren we net allemaal gewend aan de meest basale functies van office 365, zoals sharepoint, ontstaat er opeens een wereldwijde crisis die alles op zijn kop zet.
Deze crisis vraagt het uiterste van iedereen. Niet alleen van onze zorgmedewerkers en ondersteunende diensten. ICT stond opeens voor een grote technische uitdaging. ‘Hoe krijgen we het binnen GGz Centraal voor elkaar dat we onze primaire taak – cliënten behandelen – zo optimaal mogelijk door kunnen laten gaan’.
Aanpassingsvermogen
Deze uitdaging vraagt om aanpassingsvermogen. En je verdiepen in nieuwe applicaties en mogelijkheden. Daarbij gaat het niet alleen om goede hard- en software. Maar ook rekening houden met digitale veiligheid en privacy is van groot belang. Reden voor ons om in gesprek te gaan met Aleid Kerkmeer, manager ICT bij GGz Centraal.
Waar loop je zoal tegenaan gedurende deze uitdaging?
Aleid: “We lopen tegen best wel wat uitdagingen aan in deze tijd. Zo zijn bv. vanwege de coronacrisis leveringen van zakelijke laptops ontzettend moeilijk. We doen ons uiterste best om overal laptops vandaan te halen. En we leveren de laptops die mondjesmaat beschikbaar komen zo snel mogelijk uit. Evenredig verdeeld over de regio’s. Om alles in goede banen te kunnen geleiden vragen we onze collega’s ook altijd om aanvragen voor laptops via ons interne systeem Fixit te doen. Daarmee houden we met zijn allen het overzicht waar wat nodig is én hoe we alles zo goed mogelijk kunnen verdelen.”
Geldt dat ook voor smartphones?
“Vooralsnog kunnen we smartphones nog wel gewoon leveren. Daar zien we op dit moment nog geen grote vertragingen ontstaan.”
Er zijn ook mooie ontwikkelingen te ontdekken. In de organisatie horen wij bv. dat iedereen ‘op teams zit’…
“Ja… dat is leuk om te zien. Deze applicatie hebben we al heel snel aan het begin van de Coronacrisis voor iedere medewerker van GGz Centraal beschikbaar gemaakt. En het is fijn dat collega’s elkaar vinden in teams. Maar nog leuker is om te zien dat er ook met cliënten veel contact gelegd wordt d.m.v. Karify of Teams. Dus behandelingen kunnen gewoon doorgaan.
En Microsoft denkt gelukkig ook goed mee. Zij hebben onlangs voor mensen die in de online versie werken een desktop-applicatie vrijgegeven (via het startmenu). Hierdoor zien ook online-gebruikers 4 mensen in beeld in plaats van 1. Een mooie ontwikkeling dus! Overigens heeft Microsoft aangekondigd het aantal mensen in beeld uit te willen breiden van 4 naar 9. Een tijdsindicatie hiervoor is er nog niet. Maar de verwachting is eind mei. Dus daar hebben we nog even geduld voor nodig!”
Bieden jullie trouwens ook webinars aan om mensen wegwijs te maken?
“Uiteraard. Dat is ook wel nodig. We bieden nu bv. veel webinars aan over werken met Teams. Deze vinden gretig aftrek. Sinds medio maart hebben we dan ook al een paar honderd collega’s getraind. Het voordeel is ook dat je een webinar altijd kunt volgen op een voor jou geschikt moment. Zowel overdag als ’s avonds is er aanbod. Wij snappen dat je overdag concentreren op een webinar niet altijd tot de mogelijkheden behoort. Het aanbod staat altijd op ons intranet.”
Komen er nog specifieke vragen uit de organisatie?
“Ja, best wel. Denk bv. aan online groepen behandelen (met meer dan 4 patiënten tegelijkertijd). Soms loop je dan tegen de grenzen aan van applicaties. En dan denken we graag mee. Vanuit ICT hebben we wel altijd één vereiste: de behandeling moet digitaal veilig verlopen met zo min mogelijk veiligheidsrisico’s. Of zonder dat gegevens van een behandeling op straat komen te liggen. Daarom raden wij ook iedereen aan om gebruik te maken van Karify of Teams.
En… mocht je niet willen wachten op de mogelijkheid van Teams om 9 schermen te kunnen zien, dan bieden wij een alternatief aan: ‘GoToMeeting’. Behandelaren die dit alternatief voor ons getest hebben zijn enthousiast. Deze is door ons veilig genoeg bevonden en biedt de mogelijkheid tot meerdere schermen. En ook dan geldt weer dat behandelaren die toegang willen tot deze applicatie, dit aan kunnen vragen via Fixit. Daar is ook een handleiding te vinden hoe je het kunt gebruiken.”
ICT pakt op de achtergrond ook best veel taken op die medewerkers nooit zien denk ik?
“Dat klopt helemaal. Zo hebben we bv. een technische wijziging doorgevoerd in Google Chrome. Daardoor functioneren de webapplicaties die we met elkaar gebruiken beter. Ook is hiermee meteen de veiligheid verhoogd. En over veiligheid gesproken: de veiligheid van onze systemen monitoren wij continu. We houden goed in de gaten wat er gebeurt op ons netwerk. Je leest het nu ook in de kranten: er zijn op dit moment mensen die misbruik maken van de situatie en nepmails versturen. Wij vragen onze collega’s daarom alert te blijven en geen mails en documenten te openen wanneer je de afzender niet kent.”
Zijn er nog dingen die je graag kwijt wilt?
“Eigenlijk wel. We krijgen best wel wat vragen vanuit opleidingen over online lesgeven en informatie delen. Het is voor ons van groot belang om geen privacygevoelige informatie te delen d.m.v. onveilige applicaties. Samen met de inhoudelijk verantwoordelijken binnen GGz Centraal kijken wij naar mogelijke alternatieven. Maar het is voor ons wel van belang om altijd te horen waar collega’s tegenaan lopen. Dus wij vragen ook altijd om dat even te melden.
Ook horen we van collega’s dat ze graag een grotere bijeenkomst (event) willen organiseren. Dat kan via Microsoft Teams of Event. In Fixit geven we meer duidelijkheid over de mogelijkheden hiervan. Dus onze belangrijkste boodschap is: laat weten waar je tegenaan loopt. Alleen dan kunnen wij kijken naar eventuele oplossingen.”
Tenslotte…
“Het digitale werken biedt dus heel veel mogelijkheden. Onze basisinsteek is dat we graag met onze collega’s meedenken. Lopen ze ergens tegenaan of zoeken ze een oplossing ergens voor? Dan zijn wij er om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn. Het liefst zien we dat in onze applicatie Fixit. Alleen dan houden we het overzicht en kunnen we oplossingen aanbieden.”