Ze zitten ver weg en zijn niet erg zichtbaar, de mensen van de zorgadministratie. Wat doen ze eigenlijk precies? En is dat niet saai? ‘Helemaal niet!’, reageren Cisca van de Vliet–Schaap en Geert Segers direct. Ze gunnen ons een kijkje in ‘ het systeem achter de schermen’.

De afdeling zorgadministratie valt onder het vakcentrum financiën, administratie en informatievoorziening (FAI) en bestaat uit twee teams: het team functioneel beheer en het team facturatie & registratie.  Cisca: ‘Alles wat we doen staat ten dienste van de patiënt en de behandelaar. GGz Centraal wil patiënten de best mogelijke zorg en behandeling geven. Voor die inspanningen willen we uiteraard een vergoeding. Zowel de centrale zorgadministratie als de medische administraties in de regio’s helpen om de geleverde zorg betaald te krijgen.’

Signaleren
‘Onze taak is ervoor te zorgen dat de complexe patiëntenprocessen achter de schermen goed verlopen. Wij ondersteunen deze processen inhoudelijk en logistiek binnen de mogelijkheden van USER en van wet- en regelgeving.’ ‘Het team facturatie en registratie zorgt ervoor dat alle activiteiten die door de regio’s zijn vastgelegd, accuraat worden gefactureerd bij zorgverzekeraars, gemeenten en zorgkantoor’, vult Geert aan. ‘Gezamenlijk streven we ernaar de declaraties juist, tijdig en volledig in te dienen. In het verleden lag de nadruk op de uitvoering van de facturatie, nu signaleren we veel meer. Denk bijvoorbeeld aan DBC’s die niet voldoen aan de regelgeving. Deze houden we tegen en sturen we terug zodat de medische administratie van de regio met de behandelaar kan overleggen.’

Gecompliceerd
Het correct registreren en declareren is best gecompliceerd. Geert: ‘We hebben te maken met vijf verschillende financieringsstromen met allemaal hun eigen registratievereisten, contracten en prijsafspraken. Een extra complicerende factor is dat we ook te maken hebben met gemeenten die ieder een eigen systeem en werkwijze hebben.’ ‘Daarnaast verandert er regelmatig iets’, vult  Cisca aan, ‘en bij iedere verandering moet USER afgestemd worden op de nieuwe manier van registreren en declareren. Het team functioneel beheer zorgt voor het implementeren en testen van dergelijke aanpassingen en regelt het inregelen van de autorisaties van medewerkers.’

Matchmaker
Er is een spanningsveld tussen wat behandelaren en medische administratie nodig hebben en wat USER kan bieden. In dat spanningsveld beweegt het team functioneel beheer zich. Het doet er alles aan om te zorgen dat de behandelorganisatie een zo goed mogelijk werkend USER heeft. ‘Onze uitdaging is om goed te luisteren naar de wensen voor verandering en verbetering en daarmee in gesprek te gaan met Impulse, de softwareleverancier van USER. Eigenlijk zijn we “matchmakers”, je moet beide werelden goed verstaan. Praktische vragen en wensen van behandelaren moeten vertaald worden naar de technische taal die Impulse spreekt. Wat het ook ingewikkeld maakt is dat aanpassingen altijd in samenspraak moeten gaan met alle 36 (!) organisaties die USER gebruiken. Een ander, steeds belangrijker onderdeel van ons werk is dat wij zorgen voor alle koppelingen met systemen die aan USER vast zitten. Denk aan Farmed (apotheek), het St. Jansdal ziekenhuis (labuitslagen), Beaufort (personeelsgegevens), Roqua (ROM) en Karify (clientportaal/E-health).’

Ciska en Geert zijn – met recht – trots op hun werk: ‘De zorgadministratie is echt een spin in het web van alle gegevensstromen binnen GGz Centraal. Het werk gebeurt dan wel achter de schermen, maar het is mooi, complex en verre van saai!’